Volgen twitter linkedin facebook

Improving business development

  • 1
  • 2
  • 3

Duurzame verbetering van uw commerciële denken & doen

  • Home
  • Blog
  • Declareren, factureren, incasseren - 8 tips ter verbetering

Declareren, factureren, incasseren - 8 tips ter verbetering

make moneyMinder afboeken? Beter begroten!
De verschillen tussen gepubliceerde, gefactureerde en gerealiseerde tarieven zijn in afgelopen jaren groter geworden. Of zoals een van de deelnemers aan de RondeTafelConferentie vroeg: "niemand van ons realiseert toch 100% van zijn gepubliceerde tarief...?".

Oftewel, afboeken dan wel kortingen toepassen is meer regel dan uitzondering. Hoewel velen dat niet zullen/willen erkennen is het wel problematisch. Want afboeken heeft direct negatieve invloed op rendement en op langere termijn ok invloed op budgetten en investeringsruimte (die nodig zijn voor IT, business development, kennisontwikkeling, projectmanagement etc.)

Begroten = minder afboeken

Velen zien een heldere correlatie tussen het vooraf begroten en het achteraf afboeken: de tijd nemen om een goede inschatting te maken van de benodigde uren en deze met cliënt te bespreken vóór aanvang van werkzaamheden, leidt tot significant lagere afboekingspercentages. Cliënt is beter op de hoogte van de geplande werkzaamheden en de daarmee samenhangende kosten. Dat verlaagt de weerstand tegen die kosten.

 

De noodzaak van begroten wordt verschillend beleefd. Een verklaard voorstander van begrotingen en offertes: "Als ik mijn kantoor wil laten verbouwen, dan geef ik de aannemer toch ook geen blanco cheque en we zien wel waar we uitkomen?". De tegenstanders zagen vooral beren op de weg uit de categorie "kost veel tijd" en "het is een schijnzekerheid die je de klant biedt; er is geen garantie dat je binnen begroting blijft".

 

Cooperation 6

Het vooraf begroten is voor velen nog een lastige kwestie: bieden zaken uit verleden voldoende houvast en vergelijkbaarheid voor nieuwe zaken? Is er voldoende informatie en interesse om lessen te leren uit het verleden en die vervolgens toe te passen op het maken van begrotingen van benodigde tijd voor nieuwe zaken

Prijsafspraken verlagen het debiteurenrisico

Het vooraf vastleggen van afspraken over werkzaamheden en vergoedingen daarvoor levert een grote bijdrage aan de acceptatie daarvan door de cliënt: hij is immers zelf betrokken geweest bij die afspraken. Daarmee wordt de kans op weerstand tegen de uiteindelijke factuur in sterke mate verlaagd; cliënt weet vooraf al wat de factuur gaat inhouden (in ieder geval op grote lijnen) en is dus niet meer verrast. Hij kan daar in de eigen bedrijfsvoering (cashflow) rekening mee houden.

Tips voor begroten van werkzaamheden.

Wees reëel Cliënten hebben er begrip voor dat er kosten gemaakt moeten worden.
Ken de verwachtingen van uw cliënt Wat is zijn ervaring tot op heden als het gaat om werkzaamheden en kosten? Wat zijn specifieke verwachtingen van de onderhavige zaak?
Manage die verwachtingen  Vertel de cliënt hoe u de zaak ziet, wat uw eerste (ruwe) inschatting is van de noodzakelijke werkzaamheden, van de doorlooptijd en de mogelijke kosten. De reactie van uw cliënt geeft voldoende indicaties om al dan niet aanpassingen te doen.
Wees open Cliënten willen vooral graag weten WAT er gedaan gaat worden en WAAROM dat relevant/belangrijk is c.q. wat dat gaat bijdragen aan verwachte resultaat.
Voorzichtig met kortingen Wat je weggeeft, krijg je nooit meer terug. Beter is het om te korten op totaal factuurbedrag.
Wees helder  Leg uit en licht toe; cliënten weten niet alles en durven dat niet altijd te erkennen. Hoe beter ze begrijpen, hoe minder discussie over werkzaamheden, doorlooptijd en kosten.
Blijf informeren  Over verloop & voortgang: geef tussentijds informatie over de stand van zaken inclusief de bestede tijd en dus de kosten; cliënten willen vooral niet verrast worden aan het einde.
Wees duidelijk  Knip het traject op in hapklare brokken (lees: begrijpelijke deelstappen). Maak begroting per deelstap. Hoe verder gevorderd in het traject hoe acceptabeler een aanpassing van de deelstappen.

 

Met deze tips moet het voor een serieuze advocaat mogelijk zijn om een beter gesprek te hebben over werkzaamheden en bijbehorende kosten. Mocht uw cliënt dan nog blijven spartelen over prijs, dan is de volgende quote wellicht goed bruikbaar.

 Price for Profi