Meer money-in-the-bank door slimmer declareren, factureren en incasseren.

Vele professionals worstelen met de verschillen tussen gepubliceerde, gefactureerde en gerealiseerde tarieven. Ze komen niet tot slimmer declareren, factureren, incasseren. Of zoals een van de deelnemers aan de RondeTafelConferentie vroeg:

“niemand van ons realiseert 100% van zijn gepubliceerde tarief, toch …?”.

Oftewel, matigen, afboeken en korting geven komt overal voor. Dat is een financieel probleem want afboeken resulteert in vermindering van de winst. Minder winst beïnvloedt op langere termijn ook de budgetten en investeringsruimte voor bijvoorbeeld IT, business development, kennisontwikkeling, projectmanagement etc.).

Dit financiële probleem wordt verergerd door de professionals zelf die dat afboeken en korting geven meestal niet (willen) erkennen. Er is een eenvoudige werkwijze die u helpt met slimmer declareren, factureren en incasseren.

Minder afboeken? Start met begroten.

Bij vele professional service firms (accountants, notarissen, consultants, fiscalisten, advocaten etc.) is er een causaal verband tussen het ontbreken van een begroting en het moeten afboeken nadat het traject is afgerond. Oorzaak hiervoor: er wordt (bijna) geen tijd genomen om vooraf in te schatten hoeveel uren nodig zijn. Als er al iets ingeschat wordt, wordt dit niet besproken met de klant.

Als dat wèl zou gebeuren, en vooral vóórdat er gestart wordt met uren maken, dan draagt dat bij aan een soepele samenwerking. De klant is immers goed geïnformeerd over de werkzaamheden en de de financiële implicaties daarvan. Ze zal dus minder verrast zijn over de factuur die u aan het einde instuurt. Dit draagt bij aan de tevredenheid van de klant, want minder kans op gesteggel over die factuur. Dus ook een veel lagere kans op een ‘onderhandeling’ die altijd leidt tot het geven van korting.

Oftewel, begroten en informeren leidt tot significant lagere afboekingen
(en dus to meer money-in-the-bank).

Begroten vooraf, voor- en tegenstanders

Er zijn verschillende belevingen bij de noodzaak om vooraf een begroting te maken. Een overtuigd voorstander: “Als ik mijn kantoor wil laten verbouwen, dan geef ik de aannemer toch ook geen blanco cheque en we zien wel waar we uitkomen?”.

Bij de tegenstanders waren er vooral angstvisioenen uit de serie “kost me teveel tijd” en “je biedt klanten niets meer dan een schijnzekerheid want je geeft geen garantie dat je binnen begroting blijft, toch?”.

Het blijkt voor velen een lastige kwestie dat vooraf begroten. De vraag is namelijk of zaken uit verleden voldoende houvast en vergelijkbaarheid bieden voor het begroten van nieuwe zaken? Hebben we voldoende relevante informatie om lessen te leren uit het verleden? Zijn we bereid om tijd te besteden in het toepassen daarvan door het maken van begrotingen voor nieuwe zaken? Het zijn bijna gewetensvragen. De antwoorden zijn een eerste stap naar slimmer declareren, factureren, incasseren.

Prijsafspraken verlagen het debiteurenrisico

Met een begroting in de hand kunt u het goede gesprek aangaan met de klant. Zo’n begroting (met vooraf vastgelegde afspraken over werkzaamheden en vergoedingen) zorgt voor een grotere acceptatie van de toekomstige facturen bij de klant. De klant is namelijk zelf betrokken geweest bij het maken van die afspraken. Daarmee wordt de kans dat de klant zich verzet tegen de uiteindelijke factuur sterk verlaagd. De klant weet grosso modo hoe die factuur eruit zal zien en is dus niet meer verrast. Hij kan daar in de eigen bedrijfsvoering (cashflow) rekening mee houden en dus tijdig betalen. Daardoor hoeft u er minder tijd aan te besteden (OOK een voordeel !) en het debiteurenrisico is ook lager.

8 Tips voor begroten van werkzaamheden.

Met deze acht tips kunt u tot een beter gesprek komen met uw klant. Een gesprek dat start met het inventariseren en managen van de verwachtingen en dat resulteert in helderheid de over werkzaamheden en bijbehorende kosten.

En dan nog … als uw klant nog steeds weerstand heeft tegen uw prijs, en u durft het aan om wat tegengas te geven, dan is de volgende quote wellicht goed bruikbaar (met knipoog):